법인카드 소액 결제, 반복되는 택시비, 간단한 접대비처럼 항목만 보면 모두 설명이 가능합니다. 문제는 같은 사람, 같은 시간대, 같은 사용처에서 반복될 때입니다. 작은 금액이라도 반복되면 회사 돈이 새는 통로가 될 수 있습니다.
기준이 흐려지면 예외가 관행이 됩니다
"이번 한 번만", *"영수증은 나중에 제출"*이라는 방식이 반복되면 소액 지출은 꼼꼼히 보지 않는 분위기가 생깁니다. 장부상으로는 비용이 맞아 보이지만 실제로는 확인되지 않은 지출이 계속 쌓이는 구조가 만들어질 수 있습니다.
이상 신호는 금액보다 패턴에서 먼저 나타납니다
매월 특정 시기에 지출이 늘어나는지, 특정 직원의 소액 결제가 유난히 많은지, 주말이나 심야 결제가 반복되는지 살펴봐야 합니다. 갖추는 작은 금액이라도 같은 계좌, 같은 사용처, 같은 시간대에서 반복되는 흐름을 시스템이 먼저 확인할 수 있는 신호로 보여줍니다.
작은 지출을 관리한다는 것은 직원을 의심하자는 뜻이 아닙니다. 누구라도 바쁜 업무 속에서 기준을 가볍게 넘기지 않도록 절차를 만드는 일입니다.