직원이 퇴사한 뒤 거래내역에서 이상한 점이 보이는 경우가 있습니다. 근무 중에는 익숙한 담당자였고, 업무도 문제없이 처리되는 것처럼 보였지만 퇴사 후 인수인계 과정에서 통장 내역이나 카드 사용 내역이 맞지 않는 상황입니다.
이때 가장 먼저 해야 할 일은 퇴사한 직원을 바로 의심하는 것이 아니라, 해당 직원이 맡았던 업무 범위와 자금 접근 권한을 정리하는 것입니다. 어떤 계좌를 관리했는지, 어떤 카드와 증빙을 처리했는지, 거래처 등록이나 지급 요청에 관여했는지부터 확인해야 합니다.
퇴사 전후 거래 흐름 비교
그다음에는 퇴사 전후의 거래 흐름을 비교해야 합니다. 퇴사 직전 갑자기 늘어난 지출이 있는지, 특정 계좌로 반복 이체가 있었는지, 평소보다 많은 예외 승인이 있었는지 살펴봐야 합니다.
법인카드 사용 내역도 함께 봐야 합니다. 주말이나 심야 결제, 특정 업종 반복 사용, 같은 금액대의 분할 결제는 퇴사 이후에 뒤늦게 눈에 띄는 경우가 많습니다. 거래처 지급 내역 중 세금계산서나 계약서와 맞지 않는 항목이 있는지도 확인해야 합니다.
인수인계 자료와 실제 거래내역의 차이
세 번째로 확인할 것은 인수인계 자료와 실제 거래내역의 차이입니다. 퇴사자가 남긴 정산표, 미지급 목록, 거래처별 잔액, 카드 영수증 파일이 실제 통장 내역과 일치하는지 비교해야 합니다.
특히 "나중에 처리 예정"이라고 표시된 항목, 증빙이 없는 지출, 담당자만 알고 있던 거래처 연락 방식은 주의해서 봐야 합니다. 퇴사 후 문제가 발견되는 이유는 대부분 한 사람이 알고 있던 흐름이 문서로 충분히 남아 있지 않았기 때문입니다.
갖추로 퇴사 후 거래 점검을 체계적으로
이런 상황에서 갖추는 퇴사 후 거래 점검을 더 체계적으로 할 수 있도록 돕습니다. 실제 거래 데이터를 기준으로 특정 직원이 관리하던 기간의 반복 이체, 법인카드 사용 패턴, 거래처 지급 흐름을 확인할 수 있기 때문입니다.
사람이 엑셀 파일과 영수증을 하나씩 대조하는 방식은 시간이 오래 걸리고 놓치는 부분도 생길 수 있습니다. 갖추는 평소와 다른 계좌 이동이나 반복되는 이상 흐름을 먼저 보여주기 때문에, 퇴사 후 점검해야 할 항목을 좁히는 데 도움이 됩니다.
직원이 퇴사한 뒤 거래내역에서 이상한 점이 보인다면 확인해야 할 것은 사람의 기억이 아니라 남아 있는 데이터입니다. 계좌 접근 권한, 카드 사용 내역, 증빙 자료, 거래처 지급 흐름, 인수인계 문서를 차례로 비교하는 것이 출발점입니다. 여기에 갖추처럼 자금 흐름을 자동으로 분석하는 내부탐지 시스템이 함께 있으면, 퇴사 후 뒤늦게 문제를 찾는 방식에서 벗어나 평소에도 이상 신호를 확인할 수 있습니다.