직원이 퇴사하면 인수인계와 퇴직 정산에 많은 신경을 씁니다. 하지만 의외로 가장 늦게 처리되는 것이 각종 시스템 계정입니다. 메일 계정, ERP, 인터넷뱅킹, 전자결재, 클라우드 저장소 등 업무에 사용하던 계정이 그대로 남아 있는 경우가 생각보다 많습니다. 퇴사와 동시에 업무는 끝나지만, 계정은 여전히 회사 자산에 접근할 수 있는 열쇠가 될 수 있습니다.
시간이 길어질수록 위험도 커집니다
인수인계가 아직 끝나지 않았거나 담당자가 바빠 미처 삭제하지 못하는 경우가 많습니다. 계정 정보가 외부에 유출되거나 비밀번호가 다른 곳에서도 동일하게 사용되었다면 제3자가 접근할 가능성도 생깁니다. 특히 전자결재나 ERP처럼 자금과 연결된 시스템이라면 단순한 보안 문제가 아니라 회사 자금관리 문제로 이어질 수 있습니다.
계정보다 권한을 먼저 확인해야 합니다
퇴사한 직원이 거래처 정보를 조회할 수 있는지, 지급계좌를 수정할 수 있는지, 인터넷뱅킹 관련 정보를 열람할 수 있는지를 살펴봐야 합니다. 계정은 남아 있어도 권한이 모두 제거되어 있다면 위험은 크게 줄어듭니다. 퇴사 절차에 계정 삭제보다 권한 회수 절차를 먼저 포함시키는 것이 중요한 이유입니다.
갖추는 퇴사 이후 자금 흐름 변화도 확인합니다
갖추는 은행 거래내역과 자금 데이터를 분석하여 평소와 다른 거래 패턴이나 반복되는 이상 거래를 확인할 수 있도록 돕는 내부탐지 시스템입니다. 퇴사 이후 새로운 계좌로의 송금이나 특정 거래처에 대한 반복 지급 같은 이상 흐름이 발생한다면 먼저 확인해야 할 신호를 보여줍니다. 내부통제는 사람을 불신하기 위한 장치가 아니라 누구라도 불필요한 권한을 오래 가지고 있지 않도록 만드는 과정입니다.