주말에 회사를 운영하는 친구와 쇼핑을 하던 중이었습니다. 옷을 구경하다가 친구의 휴대전화에 회사 법인카드 결제 알림이 도착했습니다. 친구는 화면을 잠시 살펴보더니 직원이 업무용 물품을 산 것 같다고 말했습니다. 하지만 알림에 표시된 상호와 금액만으로는 무엇을 구입했는지, 회사 업무에 꼭 필요한 지출이었는지 바로 알 수 없었습니다. 쇼핑을 계속하면서도 친구는 결제 내역이 마음에 걸리는 듯 몇 번이나 휴대전화를 다시 확인했습니다.
직원이 늘고 카드가 많아질수록 확인이 어려워집니다
회사가 작을 때는 대표가 법인카드 사용 내역을 직접 살펴볼 수 있습니다. 그러나 직원 수가 늘고 카드가 여러 장 발급되면 상황이 달라집니다. 식비, 교통비, 사무용품비, 출장비처럼 매일 다양한 결제가 발생하기 때문에 대표가 모든 거래를 하나씩 확인하기는 어렵습니다. 법인카드의 사적 사용은 처음부터 큰 금액으로 나타나는 경우만 있는 것이 아닙니다. 회사와 관련 없는 장소에서 소액을 반복적으로 사용하는 식으로 시작될 수 있습니다. 중요한 것은 직원을 무조건 의심하는 태도가 아니라, 회사가 정한 기준에서 벗어난 거래를 제때 확인하고 필요한 증빙을 요청할 수 있는 절차를 만드는 것입니다.
갖추는 관리가 필요한 거래만 빠르게 구분합니다
갖추는 법인카드 거래 데이터를 분석해 제한업종이나 제한지역에서 사용된 결제, 1회 기준금액을 초과한 거래, 하루 또는 한 달 동안 기준 횟수를 넘긴 사용을 탐지하는 내부통제 솔루션입니다. 갖추 플러스를 이용하면 심야와 주말·공휴일 거래, 카드깡이 의심되는 패턴까지 살펴볼 수 있습니다. 이상거래가 발견된 시점에 사용 목적과 영수증을 확인하고, 문제가 없는 지출이라면 근거를 남길 수 있습니다. 대표가 모든 직원을 감시하기 위한 시스템이 아니라 정상적인 업무 지출은 보호하고 관리가 필요한 거래만 빠르게 구분하는 체계를 마련하는 것입니다.