며칠 전 휴대전화에 설치된 앱을 정리하다가 한동안 사용하지 않았던 앱에서 매달 정기결제가 빠져나가고 있다는 사실을 발견했습니다. 처음 결제할 때는 필요해서 구독했지만 어느 순간부터 거의 사용하지 않았고, 매달 빠져나가는 금액이 크지 않다 보니 신경도 쓰지 않았습니다. 바로 해지하면서 문득 회사는 어떨까 하는 생각이 들었습니다. 개인도 몇 개의 구독 서비스를 놓치는데, 수십 명의 직원이 각종 업무용 프로그램과 온라인 서비스를 사용하는 회사라면 관리하지 못한 정기결제가 얼마나 많을까요.
직원이 퇴사한 뒤에도 정기결제가 그대로 유지되는 경우가 생깁니다
요즘 기업의 비용 구조를 보면 매달 자동으로 결제되는 항목이 상당히 많습니다. 문서 프로그램, 디자인 툴, 클라우드, 협업 서비스, 화상회의 프로그램처럼 업무에 필요한 서비스 대부분이 구독 방식으로 바뀌었습니다. 더 큰 문제는 서비스를 더 이상 사용하지 않을 때입니다. 담당자가 바뀌거나 프로젝트가 종료되고 직원이 퇴사한 뒤에도 기존 계정의 정기결제가 그대로 유지되는 경우가 생길 수 있습니다. 이런 구독료 누수는 일반적인 비용 검토만으로 발견하기가 쉽지 않습니다. 매달 비슷한 날짜에 같은 금액이 결제되기 때문에 회계상으로도 평범한 거래처럼 보이기 때문입니다. 반복 거래는 너무 익숙해서 지나치기 쉽지만, 오히려 그 반복 속에 불필요한 비용이 숨어 있을 수 있습니다.
갖추는 반복되는 흐름 속에서 불필요한 지출을 먼저 찾아냅니다
갖추는 단순히 큰 금액의 거래 한 건만 바라보는 것이 아니라 기업의 거래 데이터를 분석해 반복되는 흐름과 평소와 다른 자금 움직임을 확인할 수 있도록 돕는 내부통제 솔루션입니다. 같은 업체에서 몇 개월째 동일한 금액이 빠져나가고 있는지, 비슷한 기능의 서비스에 중복 결제하고 있지는 않은지, 특정 직원이 사용하던 서비스가 퇴사 이후에도 유지되고 있는지 확인할 수 있습니다. 개인 휴대전화의 구독 목록을 가끔 정리하듯 회사도 정기적으로 자금의 구독 목록을 점검해야 합니다. 눈에 잘 띄지 않는 반복 지출부터 관리하는 습관이 비용 누수를 줄이고 더 탄탄한 내부통제를 만드는 출발점이 됩니다.