주말 아침 골프장에 갔습니다. 이른 시간이었는데도 주차장에는 이미 차량이 가득했습니다. 클럽하우스에서는 법인카드로 결제하는 모습도 자연스럽게 눈에 들어왔습니다. 거래처와의 공식적인 골프 일정일 수도 있고 회사 업무의 연장선일 수도 있습니다. 그런데 주말이라는 시간과 골프장이라는 장소를 함께 생각하다 보니 문득 궁금해졌습니다. 회사에서는 이런 휴일 법인카드 사용을 어떤 기준으로 확인하고 있을까요?
업무와 개인적인 모임의 경계가 흐려질수록 확인이 필요합니다
기업에서 접대비나 업무추진비는 필요한 비용입니다. 하지만 업무와 개인적인 모임의 경계가 흐려지기 쉬운 영역이기도 합니다. 특히 골프장처럼 한 번 결제할 때 금액이 비교적 큰 곳에서는 사용 목적과 참석자, 업무 관련성을 확인할 수 있어야 합니다. 더 주의해서 볼 부분은 한 번의 결제보다 반복되는 패턴입니다. 특정 직원의 법인카드가 토요일이나 일요일마다 사용되고 있는지, 특정 업종에서 사용 빈도가 갑자기 늘지는 않았는지를 함께 살펴봐야 합니다. 직원이 많고 법인카드가 여러 장인 회사에서는 담당자가 매주 모든 카드의 날짜와 시간, 금액을 일일이 비교하기 어렵습니다.
갖추는 사람이 놓치기 쉬운 신호를 데이터로 먼저 확인합니다
갖추는 법인카드 거래 데이터를 분석하여 제한업종이나 제한지역에서 발생한 거래, 1회 기준금액을 초과한 사용, 하루 또는 월 기준횟수를 넘어선 결제 등을 확인할 수 있도록 지원하는 내부통제 솔루션입니다. 갖추 플러스에서는 주말·공휴일에 사용된 법인카드와 심야 시간대 거래도 탐지할 수 있습니다. 관리자는 수많은 정상 거래를 처음부터 모두 확인하기보다 탐지된 거래를 중심으로 사용 목적과 증빙을 확인할 수 있어 법인카드 관리 부담을 줄일 수 있습니다. 주말 골프장에서 법인카드를 사용했다고 해서 그 거래에 문제가 있다고 볼 수는 없습니다. 중요한 것은 정상적인 접대비와 확인이 필요한 거래를 보다 효율적으로 구분하고, 업무와 개인 지출의 경계가 애매해질수록 명확한 기준과 기록이 회사를 지켜준다는 것입니다.