주말에 카페에 앉아 있다가 문득 이런 생각을 해봤습니다. 평일에는 점심 식사도 하고 거래처를 만나기도 하고 사무용품을 구입하거나 출장 교통비를 결제하는 등 법인카드를 사용할 일이 꽤 많습니다. 그런데 토요일과 일요일에는 어떨까요. 회사가 쉬는 날에도 특정 법인카드에서 계속 결제가 발생하고 있다면 한 번쯤 이유를 확인해볼 필요가 있지 않을까 생각했습니다.
비슷한 거래가 몇 주, 몇 달 동안 계속된다면 단순히 명세서만 보관하는 것으로는 부족합니다
주말 법인카드 사용이 모두 잘못된 것은 아닙니다. 하지만 토요일 저녁마다 음식점에서 결제가 발생하고 일요일에는 쇼핑 관련 업종에서 카드가 사용된다면 조금 다른 관점에서 살펴볼 필요가 있습니다. 특히 주말 거래는 평일보다 관리의 공백이 생기기 쉽습니다. 회계 담당자도 쉬는 날이기 때문에 결제가 발생하는 순간 확인하지 못하고 월요일이 되면 다른 업무에 밀려 그대로 넘어갈 수 있습니다. 매주 5만원씩만 사용해도 한 달이면 20만원, 1년이면 적지 않은 금액이 됩니다. 자금사고를 예방하려면 큰돈이 움직일 때만 보는 것이 아니라 평소와 다른 시간에 반복되는 작은 거래에도 관심을 가져야 합니다.
갖추는 주말·공휴일과 심야 거래를 먼저 찾아 관리자가 확인할 수 있도록 돕습니다
갖추 플러스는 주말과 공휴일에 발생한 법인카드 사용을 탐지해 관리자가 확인할 수 있도록 지원하는 내부통제 솔루션입니다. 심야 시간에 발생한 거래도 탐지할 수 있기 때문에 토요일 늦은 밤이나 일요일처럼 일반적인 업무시간과 거리가 있는 결제를 보다 빠르게 살펴볼 수 있습니다. 기준금액이나 사용 횟수 등 다른 거래 기준을 함께 관리하면 수많은 카드 사용 내역을 처음부터 하나씩 확인할 필요 없이 먼저 살펴봐야 할 거래를 좁힐 수 있습니다. 왜 주말에 사용됐는지 확인할 수 있는 구조는 필요합니다. 시스템이 먼저 평소와 다른 거래를 알려준다면 관리자도 훨씬 편하게 확인할 수 있습니다. 주말에 법인카드를 쓸 일이 무엇이 있을까라는 작은 질문이 어쩌면 내부통제에서 가장 먼저 던져봐야 할 질문일 수 있습니다.