며칠 전 주유소에 들렀다가 회사 이름이 적힌 차량 여러 대가 차례로 주유하는 모습을 보았습니다. 차량 한두 대일 때는 대략적인 비용을 기억할 수 있지만, 열 대 스무 대로 늘어나면 이야기가 달라집니다. 같은 차량에서 평소보다 주유비가 많이 발생해도 회사가 바로 알아차릴 수 있을까 하는 생각이 들었습니다.
정상 거래가 많을수록 이상한 사용은 더 보이지 않습니다
유류비는 업무상 필요하면서 반복적으로 발생하는 비용입니다. 영업직이나 현장 직원이라면 일주일에도 여러 번 법인카드로 주유할 수 있어 카드 명세서에 주유소 결제가 자주 나타나도 이상하게 느껴지지 않습니다. 하지만 정상적인 거래가 많을수록 그 사이에 섞인 이상한 사용을 발견하기는 더 어려워집니다.
짧은 시간 안에 같은 카드로 주유소 결제가 여러 번 발생하거나, 차량 운행이 많지 않았던 달에 유류비만 갑자기 늘었다면 이유를 확인할 필요가 있습니다. 주말이나 공휴일에 주유소 결제가 반복되는 경우도 업무상 운행이 있었는지 살펴볼 수 있습니다.
한 건이 아니라 흐름을 봐야 합니다
평소 한 달에 네 번 정도 주유하던 카드가 갑자기 열 번 이상 사용됐다면 무엇이 달라졌는지 확인해볼 수 있습니다. 특정 직원이나 카드에 유류비가 집중되는지, 비슷한 시간에 반복 결제가 발생하는지도 함께 살펴봐야 합니다. 장거리 출장이나 현장 업무 증가처럼 충분한 이유가 있을 수 있습니다. 그래서 이상징후를 발견하는 것과 부정사용이라고 판단하는 것은 구분해야 합니다. 먼저 평소와 다른 거래를 찾고, 그다음 실제 운행 목적을 확인하는 과정이 필요합니다.
갖추의 지출 대시보드에서는 법인카드 사용 내역을 업종별로 구분해 확인할 수 있고, 주유·유류 항목의 지출 비중을 별도로 살펴볼 수 있습니다. 카드별 사용내역과 월별 흐름을 함께 볼 수 있어 특정 카드의 지출이 평소보다 크게 달라졌는지 비교하기 편리합니다. 기준횟수 초과, 주말·공휴일 사용 탐지 기능을 함께 활용하면 수많은 주유 내역을 하나씩 비교하는 부담도 줄어듭니다.
업무에 필요한 차량은 자유롭게 운행하면서도 회사가 비용의 흐름을 파악할 수 있어야 합니다. 반복적으로 발생하는 비용일수록 평소의 흐름을 알고 관리하는 것이 자금관리의 빈틈을 줄이는 방법입니다.