주말에 사진첩을 정리하다가 대학생 때 가족과 중국 하이난성 싼야에서 설을 보냈던 사진을 발견했습니다. 푸른 바다 위에서 배를 타고 찍은 사진인데, 잊고 있던 여행의 기억이 그대로 떠올랐습니다. 사진을 넘기다 보니 여행에서는 항공권, 호텔, 식사, 교통, 쇼핑까지 평소보다 다양한 지출이 한꺼번에 발생한다는 생각이 들었습니다. 그러다 문득 회사의 출장과 개인 여행은 카드 사용 내역만 놓고 보면 어떻게 구분될까 하는 생각으로 이어졌습니다.
정상적인 출장비와 개인 소비가 같은 카드 안에 섞입니다
출장지에서 숙박비를 결제하고 거래처와 식사하는 것은 정상적인 업무 비용입니다. 하지만 휴가 기간이나 명절 연휴에 업무 일정이 없는데도 법인카드가 관광지나 쇼핑지역에서 사용된다면 한 번쯤 이유를 확인할 필요가 있습니다. 출장 일정이 금요일에 끝났는데 주말까지 숙박비나 식사비가 계속 발생하거나, 회사가 정한 출장지역과 관계없는 장소에서 결제가 이어지는 경우가 대표적입니다.
직원이 많고 출장이 잦은 회사라면 모든 사람의 출장 일정과 결제 장소를 매번 대조하기는 쉽지 않습니다. 한 건의 거래만 보는 것보다 언제, 어디에서, 얼마나 반복적으로 사용됐는지 함께 확인하는 방식이 필요한 이유입니다.
갖추가 하는 것
갖추는 제한지역 사용, 1회 기준금액 초과, 1일·월 기준횟수 초과 거래를 탐지할 수 있으며 갖추 플러스에서는 주말·공휴일과 심야 카드 사용도 확인할 수 있는 AI 기반 내부통제 시스템입니다. 회사가 특정 지역을 관리 기준으로 설정해두었는데 해당 지역에서 결제가 발생하거나, 휴일에 평소와 다른 카드 사용이 반복된다면 담당자가 먼저 확인할 수 있습니다. 정상적인 출장이라면 사용 목적을 확인하고 넘어가면 됩니다.
사진 속 여행은 추억으로 남아도 회사의 자금 거래는 기록과 기준으로 남아야 합니다. 출장과 휴가, 업무와 개인 일정의 경계가 애매해질수록 감에 의존하기보다 일정한 기준을 갖추는 것이 먼저입니다.