주말에 서점에 들렀다가 한쪽에서 여러 권의 책을 한꺼번에 고르는 사람을 봤습니다. 옆에서 이야기를 들어보니 회사에서 직원 교육용으로 구입하는 책이라고 했습니다. 서가를 둘러보다 문득 이런 생각이 들었습니다. 회사 비용으로 구입하는 책과 개인적으로 읽고 싶은 책의 경계는 어디까지일까요.
금액이 작다 보니 오히려 기준이 없기 쉽습니다
마케팅, 회계, 외국어 관련 도서는 대부분 정상적인 업무비용입니다. 하지만 업무와 직접적인 관련성을 설명하기 어려운 개인 취미 서적까지 법인카드로 구매하기 시작한다면 이야기가 달라집니다. 한 권에 2만 원, 3만 원 정도라면 눈에 잘 띄지 않을 수 있습니다. 문제는 이런 구매가 여러 직원에게서 반복될 때입니다. 개인적으로는 작은 금액이어도 회사 전체로 보면 매달 상당한 비용이 됩니다.
흐름의 변화를 보는 것이 중요합니다
평소 한 달에 한두 번 정도 발생하던 서점이나 온라인 교육 결제가 갑자기 크게 늘거나, 같은 카드에서 짧은 기간에 여러 건이 연속으로 결제되는 경우 살펴볼 필요가 있습니다. 신규 프로젝트나 단체교육 시기라면 설명이 가능합니다. 반대로 회사의 교육 일정과 관계없이 결제가 계속 늘어난다면 확인이 필요합니다. 책 한 권을 일일이 의심하는 것이 아니라 회사가 정한 교육비 기준과 실제 카드 사용 흐름이 얼마나 일치하는지를 보는 것입니다.
갖추에서는 카드별 사용금액과 업종별 지출 비중, 월별 변화를 확인할 수 있어 특정 카드의 지출이 이전보다 얼마나 늘었는지 비교할 수 있습니다. 1회 기준금액 초과, 1일·월 기준횟수 초과 거래도 탐지할 수 있어 평소보다 사용 횟수나 금액이 달라진 거래를 먼저 보여주면 담당자가 실제 사용 목적을 확인하기 수월해집니다.
직원 교육을 위한 책과 강의는 잘 활용하면 회사에 도움이 되는 투자입니다. 직원에게 필요한 교육비는 자유롭게 집행하면서도 법인카드 사용 패턴에 변화가 생겼을 때 관리자가 빠르게 살펴볼 수 있는 구조, 그게 갖추가 돕는 일입니다.