얼마 전 집에서 불편한 일이 있어 아파트 관리사무소에 문의하러 갔습니다. 담당자에게 상황을 설명하니 내용을 접수한 뒤 어떤 부서에서 확인해야 하는지와 이후 절차를 안내해줬습니다. 문제가 바로 해결된 것은 아니었지만 마음은 조금 편해졌습니다. 어디에 말해야 하는지 알고 있었고, 전달한 내용이 누군가에게 연결된다는 느낌이 있었기 때문입니다.
어디에 말해야 하는지 모르면 첫 단계부터 막힙니다
직장 내 괴롭힘이나 성희롱, 부정비리, 안전 위험요인처럼 조직이 빨리 알아야 하는 문제를 발견했을 때 구성원이 어디에 이야기해야 하는지 모른다면 첫 단계부터 막히게 됩니다. 인사팀인지, 감사팀인지, 아니면 바로 위 상사인지 헷갈릴 수 있습니다. 특히 문제의 당사자가 상사이거나 같은 부서 사람이라면 직접 찾아가 이야기하는 것 자체가 부담입니다.
일단 전달하면 조직이 연결해주는 구조
관리사무소에서 편했던 점은 문제를 완벽하게 분류해서 찾아갈 필요가 없었다는 것입니다. 일단 이야기를 전달하면 담당자가 내용을 확인하고 적절한 부서로 연결해줬습니다. 조직의 내부 참여 채널도 이런 방식이 필요합니다. 구성원에게 복잡한 절차를 먼저 이해하라고 하기보다, 안전하게 참여할 수 있는 하나의 공식 창구를 마련하고 이후 조직이 내용을 분류해 담당자에게 연결하는 것이 더 현실적입니다.
휘슬노트는 조직 안에서 공식적인 블라인드 참여 채널 역할을 합니다. 구성원은 자신이 경험하거나 발견한 내용을 참여글로 전달할 수 있고, 접수된 내용은 지정된 담당자가 공식 채널에서 확인합니다. 처음 내용만으로 상황을 파악하기 어렵다면 블라인드를 유지한 채 추가 소통도 이어갈 수 있습니다. 참여 접수부터 담당자 확인, 처리까지 하나의 흐름으로 관리됩니다.
좋은 내부 소통은 많이 말하라고 요구하는 데서 시작하는 것이 아니라, 어디에 말하면 되는지가 분명한 환경을 만드는 데서 시작됩니다.