오피스 건물 앞을 지나가다가 택배기사와 퀵서비스 기사들이 계속 드나드는 모습을 봤습니다. 요즘 회사에서는 계약서나 샘플, 긴급 서류를 보내기 위해 퀵서비스를 자주 이용합니다. 그런데 사람들의 움직임을 보고 있으니 문득 이런 생각이 들었습니다. 평소보다 퀵서비스 이용이 갑자기 많아졌다면 회사에서는 그 변화를 바로 알아차릴 수 있을까요.
한 건이 아니라 횟수의 변화를 봐야 합니다
배송비와 퀵비는 한 건당 금액이 크지 않아 관리 과정에서 쉽게 지나칩니다. 2만 원, 3만 원 정도의 비용은 자연스럽게 처리됩니다. 문제는 이런 결제가 하루에도 여러 번, 한 달 내내 반복될 때입니다. 평소 월 몇 건 정도 사용하던 직원의 법인카드에서 갑자기 퀵서비스 결제가 크게 늘거나 특정 배송업체 결제가 짧은 기간 동안 계속 이어진다면 이유를 확인해볼 필요가 있습니다.
특별한 업무 변화가 없는데 결제만 계속 증가한다면 배송 요청 내역이나 수령지, 발송 목적을 한번 맞춰볼 필요가 있습니다. 중요한 것은 퀵서비스를 많이 사용했다는 이유만으로 문제라고 판단하는 것이 아닙니다. 평소와 다른 변화가 생겼을 때 확인할 수 있는 기준을 갖추는 것이 핵심입니다.
갖추가 하는 것
갖추는 법인카드의 1일 기준횟수 초과와 월 기준횟수 초과를 탐지할 수 있어 특정 카드에서 평소보다 결제가 빠르게 늘어나는 상황을 확인할 수 있는 AI 기반 내부통제 시스템입니다. 카드별 사용금액과 월별 지출 변화를 함께 살펴보면 배송비처럼 작은 거래가 누적되면서 전체 비용이 얼마나 달라졌는지도 비교하기 쉬워집니다.
작은 비용일수록 한 건의 금액보다 반복되는 횟수를 보는 습관이 중요합니다.