외근을 마치고 무인주차장을 빠져나오면서 자동결제기에 카드를 댔습니다. 요즘은 주차장 대부분이 무인으로 운영되다 보니 카드 한 번 대면 결제가 끝나고 금액도 몇 천 원 정도라 평소에는 크게 신경 쓰지 않습니다. 그런데 결제를 기다리다가 문득 회사 법인카드를 생각했습니다. 영업이나 현장 업무가 많은 회사라면 직원들이 하루에도 여러 곳을 이동하면서 주차비가 계속 발생할 텐데, 같은 카드에서 하루 동안 여러 지역의 주차비가 반복된다면 한 번쯤 흐름을 확인해볼 필요가 있습니다.
한 건씩 보는 것보다 패턴을 봐야 합니다
외근 직원에게 주차비는 자연스러운 업무비용입니다. 주차비가 여러 번 결제됐다는 사실만으로 이상하다고 판단하기는 어렵습니다. 중요한 것은 실제 업무 동선과 카드 사용 흐름이 자연스럽게 맞아떨어지는지입니다. 반대로 회사 일정과 관계없는 지역에서 결제가 반복되거나 평소보다 사용횟수가 갑자기 크게 늘었다면 사용 목적을 확인하는 것이 좋습니다.
3천 원, 5천 원 정도의 결제 사이에 다른 비용까지 섞이면 각각은 평범한 거래처럼 보입니다. 하지만 특정 직원의 법인카드에서 하루 사용횟수가 계속 많아지거나, 예상치 못한 지역에서 거래가 반복된다면 이야기가 달라집니다. 내부통제는 모든 거래를 의심하는 것이 아니라 확인이 필요한 거래를 먼저 구분하는 과정에 가깝습니다.
갖추가 하는 것
갖추는 법인카드의 1일 기준횟수 초과, 월 기준횟수 초과, 제한지역 사용 등을 탐지할 수 있는 AI 기반 내부통제 시스템입니다. 외근이 잦은 직원의 정상적인 주차비는 그대로 사용하면서도 하루 카드 사용횟수가 기준을 넘거나 관리 대상 지역에서 거래가 발생하면 먼저 확인할 수 있습니다.
이동은 자유롭게 하되 그 과정에서 발생하는 비용의 흐름은 명확하게 볼 수 있어야 합니다. 자동결제기에서 몇 초 만에 지나가는 주차비도 회사 자금관리에서는 하나의 데이터가 됩니다.