인터넷쇼핑을 하다 보면 가상계좌로 결제하는 경우가 있습니다. 개인이 자신의 돈으로 결제한다면 특별할 것이 없습니다. 그런데 회계 담당자가 개인적으로 필요한 물건을 주문한 뒤 법인계좌에서 쇼핑몰 가상계좌로 대금을 송금한다면 이야기가 달라집니다. 4만 8천 원짜리 개인용 헤어용품을 구입하면서 회사 계좌에서 돈을 보냈다고 생각해보겠습니다. 금액도 크지 않고 송금처도 인터넷쇼핑몰로 보이기 때문에 수많은 거래 사이에 섞이면 쉽게 지나칠 수 있습니다.
장부의 계정과 적요만 봐서는 놓칩니다
실제로는 개인 물품을 산 비용인데 사무용품비나 업무용 물품비로 기록하면 서류만 봤을 때는 정상적인 거래처럼 보입니다. 돈이 어디로 갔는지와 무엇을 샀는지는 서로 다른 문제이기 때문에 장부의 계정과 적요만 확인해서는 거래의 실제 목적을 놓칠 수 있습니다.
특히 금액이 작을수록 발견하기 어렵습니다. 3만 원, 5만 원 정도의 온라인 구매는 평범한 소모품 비용과 섞이기 쉽습니다. 한 번으로 끝난다면 눈에 띄지 않을 수도 있지만 비슷한 거래가 매달 반복되면 회사 입장에서는 적지 않은 비용이 됩니다.
실제 자금 흐름을 함께 봐야 합니다
갖추 프로에서는 법인계좌의 금융거래 데이터를 기반으로 자금 흐름과 이상징후를 살펴볼 수 있는 AI 기반 내부통제 시스템입니다. 평소 거래하던 업체와 다른 계좌로 송금되거나 온라인 결제 관련 자금 이동이 반복되는 흐름이 나타난다면 담당자가 해당 거래를 다시 확인하는 계기로 활용할 수 있습니다. 이상한 거래가 발견되면 주문내역이나 영수증 같은 증빙을 함께 확인하는 과정이 중요합니다.
쇼핑몰이라는 이름이 보인다고 정상적인 회사 지출이라고 단정하지 않고, 평소와 다른 송금이 나타났을 때 실제 구매 목적까지 한 번 더 확인하는 것. 이런 작은 확인이 회사 돈과 개인 소비의 경계를 분명하게 만드는 내부통제가 됩니다.