밤 11시쯤 휴대전화에 법인카드 결제 알림이 하나 떴다고 가정해보겠습니다. 이미 대부분의 직원이 퇴근한 시간이고 사무실도 조용합니다. 하지만 심야 결제라는 이유만으로 바로 문제라고 판단하면 안 됩니다. 야근 중 식사를 했을 수도 있고 늦은 출장 이동 중 교통비를 결제했을 수도 있습니다. 중요한 것은 알람이 떴다는 사실 자체보다 그다음에 무엇을 어떤 순서로 확인하느냐입니다.
거래시간 → 카드 → 금액 → 사용 목적 순서로 확인하면 판단이 명확해집니다
가장 먼저 볼 것은 거래시간입니다. 회사의 업무 특성상 그 시간대 사용이 가능한지부터 살펴봅니다. 다음은 어떤 카드가 사용됐는지입니다. 평소 야근이나 출장에 사용하는 카드인지 아니면 거의 사용하지 않던 카드인지에 따라 확인 포인트가 달라질 수 있습니다. 그다음은 금액입니다. 평소 비슷한 시간대에 사용하던 수준인지 갑자기 큰 금액이 결제됐는지를 비교합니다. 마지막으로 사용 목적을 확인합니다. 평소 심야 사용이 거의 없던 카드에서 수십만 원이 결제되고 사용처도 업무와 바로 연결하기 어려운 곳이라면 한 번 더 확인할 필요가 있습니다. 여기서도 중요한 것은 바로 부정사용으로 단정하는 것이 아닙니다. 실제 업무 일정이나 영수증, 사용 사유를 확인해 정상적인 지출인지 판단하면 됩니다.
갖추는 담당자가 먼저 봐야 할 거래를 좁혀주는 방식으로 작동합니다
갖추 플러스의 심야 탐지 기능을 활용하면 관리자가 퇴근한 이후에도 심야 시간에 발생한 법인카드 거래를 별도로 확인할 수 있어 다음 날 수많은 결제내역을 처음부터 전부 살펴볼 필요가 없는 내부통제 솔루션입니다. 정상적인 거래라면 확인 후 넘어가고 설명이 필요한 거래만 추가로 살펴보면 됩니다. 시스템이 사람 대신 결론을 내리는 것이 아니라 사람이 확인해야 할 거래를 먼저 좁혀주는 방식입니다. 밤 11시에 알림이 떴다면 당황하기보다 시간, 카드, 금액, 사용 목적 순서대로 확인하면 됩니다. 이 네 가지를 보는 습관만으로도 심야 거래 관리는 훨씬 명확해질 수 있습니다.