월요일 출근 후 지난 주말 동안 발생한 법인카드 거래를 확인해야 한다고 가정해보겠습니다. 회사에 카드가 여러 장 있다면 금요일 저녁부터 월요일 아침까지의 거래를 하나씩 열어보는 것만으로도 시간이 꽤 걸립니다. 그렇다고 주말에 사용된 카드라고 전부 문제라고 볼 수도 없습니다. 현장근무가 있었을 수도 있고 출장 중이었거나 업무상 필요한 물품을 구매했을 수도 있기 때문입니다. 이럴 때는 전체 거래를 보는 것보다 예외부터 보는 방식이 훨씬 효율적입니다.
주말·공휴일 거래부터 확인하고 카드, 금액, 업무 일정 순서로 좁혀갑니다
갖추 플러스에서 주말·공휴일 거래를 먼저 확인합니다. 거래가 있었다면 그다음에는 카드와 금액을 보고, 평소에도 주말에 자주 사용하는 카드인지 확인합니다. 마지막으로 실제 업무 일정과 사용 목적을 맞춰봅니다. 토요일 오후 2시에 3만 원의 결제가 있었는데 그날 직원이 현장근무를 했고 필요한 물품을 구입했다면 확인은 거기서 끝납니다. 반대로 근무 일정이 없었고 평소에도 주말 사용이 전혀 없던 카드라면 한 번 더 내용을 확인해볼 수 있습니다. 중요한 점은 알람이 곧 문제 거래는 아니라는 것입니다.
갖추는 담당자가 먼저 살펴봐야 할 거래를 좁혀주는 내부통제 솔루션입니다
시스템이 해야 할 일은 사람을 대신해 판단하는 것이 아니라 수많은 거래 가운데 담당자가 먼저 살펴봐야 할 거래를 좁혀주는 것입니다. 정상적인 업무라면 그대로 넘어가고 설명하기 어려운 거래만 추가 확인하면 됩니다. 매주 월요일 수백 건의 카드 명세서를 처음부터 확인하는 방식과 달라진 거래부터 확인하는 방식은 관리자의 업무량에서도 큰 차이가 납니다. 갖추를 사용하는 목적도 모든 지출을 통제하는 데 있지 않습니다. 확인해야 할 거래를 놓치지 않는 것, 그 정도만 제대로 작동해도 내부통제는 훨씬 현실적으로 운영할 수 있습니다.